DEFINICJE

Administrator: Stowarzyszenie Harcerstwa Katolickiego „Zawisza” Federacja Skautingu Europejskiego z siedzibą w Warszawie (02-366), ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 14, wpisana do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000089011, NIP: 7120157469.

Dane osobowe: wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.

Polityka: niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.

Członek Stowarzyszenia: osoba pełnoletnia, która formalnie zadeklaruje akceptację charakteru i celu Stowarzyszenia oraz podejmie w Stowarzyszeniu czynną pracę wychowawczą lub inną formę pomocy w realizacji zadań Stowarzyszenia (zasady i warunki członkostwa w Stowarzyszeniu określają §§10-11 oraz §§13-16 Statutu Stowarzyszenia).

Uczestnik Stowarzyszenia: osoba niepełnoletnia, a także pełnoletnia ze wszystkich gałęzi wiekowych, która uczestniczy w pracy wychowawczej Stowarzyszenia w jego jednostkach (zasady i warunki uczestnictwa w Stowarzyszeniu określają §12 i §17 Statutu Stowarzyszenia).

 

PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

W związku z prowadzoną przez siebie działalnością statutową, Administrator zbiera i przetwarza Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania Danych osobowych.

Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania Danych osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania – np. przy zbieraniu Deklaracji uczestnictwa. Administrator dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.

Przetwarzając Dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o tym przetwarzaniu dla Osób, których dane dotyczą. W przypadku, gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony Danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator informuje o takim zdarzeniu Osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami.

 

KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail [email protected] oraz inne adresy e-mail wskazane w tym celu przez Administratora lub pisemnie na adres ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 14, 02-366 Warszawa.

 

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

W celu zapewnienia integralności i poufności Danych osobowych, Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do Danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na Danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa Danych osobowych.

 

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna

W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z działalnością statutową Stowarzyszenia lub zawartą ze Stowarzyszeniem umową, Dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością statutową.

Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe relewantne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z działalnością statutową Stowarzyszenia lub zawartą ze Stowarzyszeniem umową, możemy żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy.

Rekrutacja

W ramach procesów rekrutacyjnych, Administrator oczekuje przekazywania Danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy lub kodeksu cywilnego w zakresie zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych. W związku z tym, nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać tego rodzaju dodatkowe dane, informacje te nie będą wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Dane osobowe są przetwarzane:

• w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy);
• w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zbieranie danych w związku z prowadzoną działalnością statutową

W ramach działalności statutowej Administrator zbiera Dane osobowe swoich Członków i Uczestników oraz osób wspierających działalność Stowarzyszenia, w tym darczyńców.

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• w celu prowadzenia pracy wychowawczej z dziećmi i młodzieżą, organizacji zajęć skautowych w ciągu roku szkolnego, w tym zbiórek, biwaków, imprez na łonie przyrody – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym celu jest istnienie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności polegających na zapewnieniu wykonywania w odniesieniu do Członków i Uczestników Stowarzyszenia celów i zadań statutowych Stowarzyszenia zaakceptowanych przez daną osobę lub rodziców osoby niepełnoletniej w „Deklaracji uczestnictwa”;

 

• w celu organizacji wypoczynku, w tym zimowisk, obozów, wędrówek, organizacji obozów szkoleniowych i kursów kształcenia dla kadry wychowawczej, w celu zapewnienia bezpieczeństwa Uczestnikom i Członkom Stowarzyszenia – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym celu jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

 

• w celu zaopatrywania Uczestników i Członków Stowarzyszenia w mundury, materiały pedagogiczne, podstawowy ekwipunek, w celu umożliwienia dokonywania darowizn na rzecz Stowarzyszenia, w celach statystycznych, badań naukowych lub historycznych i w celach archiwalnych, w celu informowania i promowania działalności Stowarzyszenia – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym celu jest istnienie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności polegających na zapewnieniu wykonywania w odniesieniu do danej osoby celów i zadań statutowych Stowarzyszenia zaakceptowanych przez tę osobę lub rodziców osoby niepełnoletniej w „Deklaracji uczestnictwa”, prowadzeniu działań informacyjnych i promujących działalność Stowarzyszenia, pozyskiwaniu darczyńców i środków na prowadzenie działalności statutowej stanowiącej działalność pożytku publicznego, tworzeniu i utrwalaniu historii organizacji.

 

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem umów

W razie zbierania Danych osobowych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w momencie zawierania umowy.

 

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością statutową, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań promujących skauting, na eventach czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

 

ODBIORCY DANYCH

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania Danych osobowych, są one ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności takim podmiotom jak: biuro księgowo-rachunkowe, dostawcy rozwiązań informatycznych, operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty zewnętrzne prowadzące na zlecenie Stowarzyszenia zajęcia dla dzieci i młodzieży lub szkolenia dla kadry wychowawczej, ubezpieczyciele, instytucje i uprawnione organy nadzorujące wykonywanie obowiązków prawnych związanych z organizacją wypoczynku dzieci i młodzieży, instytucje i podmioty zapewniające bezpieczeństwo Uczestnikom i Członkom Stowarzyszenia, placówki medyczne, instytucje i podmioty umożliwiające udział Członków i Uczestników Stowarzyszenia w wydarzeniach kulturalnych, społecznych, historycznych, religijnych przez nich organizowanych lub współorganizowanych.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

 

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

• współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
• stosowanie standardowych klauzul umownych, wydanych przez Komisję Europejską;
• stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
• w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (PrivacyShield), zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.

Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

 

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe, których przechowywanie jest obowiązkiem prawnym Stowarzyszenia, będą przetwarzane przez okres trwania tego obowiązku wynikający z przepisów prawa. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora będą przetwarzane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu Administratora, chyba że wyrazisz sprzeciw wobec przetwarzania danych w tym celu. Po upływie okresu przetwarzania danych osobowych, dane te zostaną usunięte lub poddane anonimizacji tj. zostaną przetworzone w taki sposób, że nie będzie możliwe powiązanie ich z żadną osobą. Stowarzyszenie rezerwuje sobie okres 6 miesięcy od momentu upływu okresu przetwarzania na przeprowadzenie czynności usunięcia lub anonimizacji danych. Czas ten jest niezbędny do potwierdzenia konieczności usunięcia danych osobowych, a także techniczne przygotowanie do przeprowadzenia tych czynności. Okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne dla dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora.

 

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Prawa Osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo do informacji o przetwarzaniu Danych osobowych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
• Prawo uzyskania kopii Danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
• Prawo do sprostowania Danych osobowych – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
• Prawo do usunięcia Danych osobowych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz  ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji, lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
• Prawo do przenoszenia Danych osobowych – na tej podstawie, w zakresie w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wyda dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak i tego innego podmiotu;

• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
  • Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania Danych osobowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów archiwalnych lub statystycznych). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
  • Prawo wycofania zgody – jeśli Dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody Osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;
  • Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:

• w formie pisemnej na adres: ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 14, 02-366 Warszaa;
• drogą e-mailową na adres: [email protected] lub na inne adresy e-mail wskazane w tym celu przez Administratora.

Wniosek powinien w miarę możliwości precyzyjnie wskazywać, czego dotyczy żądanie, tj. w szczególności:

• z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek (np. prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, itd.);
• jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie (np. otrzymywanie newslettera zawierającego informacje promujące Stowarzyszenie na określony adres email, itp.);
• jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie (np. cele promocyjne, cele archiwalne, itp.).

Jeżeli Administrator nie będzie w stanie ustalić treści żądania lub zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.

Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo Danych osobowych, Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego lub adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację jego autentyczności.

Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.

Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mailową lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.

Zasady pobierania opłat

Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:

• zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 5 zł (słownie: pięciu złotych).

Powyższa opata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania.

• zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku, Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 10 zł (słownie: dziesięciu złotych).

Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań.

W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki została przyjęta w dniu 25 maja 2018 r.